Herkese Uygun Toplantı Zamanı Nasıl Bulunur?

Uygun toplantı zamanı bulmak firmalar ve iş birlikleri için zor olabilir. Fakat birtakım unsurlara dikkat edildiğinde kolaylık sağlanır!

Toplantılar düzenlemek ve belirlenen toplantı amacına ulaşım sağlanmak son derece önem taşıyan bir unsurdur. Toplantıya katılım sağlayacak her üyenin bu toplantıyı verimli geçirmesi çok önemlidir.

Toplantı sırasında istenen; bir amaç belirlenmesi ve bu amaca uyulmasıdır. Aksi takdirde birçok verimsizlik ve başarısızlık ile sonuç alınır. Her toplantı için değişmeyen en önemli unsur; doğru zamanda toplantı yapmaktır. Siz de en doğru zamanı bulmak istiyorsanız ve toplantıların verimini arttırmak istiyorsanız sayacağımız maddelere göz atın!

Hedef Belirleme Yoluyla Etkin Toplantılar Nasıl Gerçekleştirilir

Hedef Belirleme Yoluyla Etkin Toplantılar Nasıl Gerçekleştirilir? Uygun Toplantı Zamanı Bulmak Çok Kolay!

Uygun toplantı zamanı bulmak için hedef belirlemek önemlidir. Hedef belirlemek; toplantı yapmakta, amaca ulaşmakta, planlara yönelik çalışmakta ve her başlangıçta çok önemlidir. Yapılan çalışmanın doğru kitleye ulaşması son derece önem taşır.

Etkin bir toplantı gerçekleştirmek için aşama aşama ilerlemek gerekir. Tüm aşamaları basite indirgemeden üzerinde yoğunlaşarak ele alırsanız amacınıza hızlı ve verimli bir şekilde ulaşacaksınız. Toplantı öncesi, toplantı anında ve toplantı sonrasında olarak üç aşamayı da ele almak gerekir.

Her üç aşamada da her toplantı üyesi toplantıyı değerlendirmeli ve bir sonraki toplantı için hazırlık yapmalıdır. Aynı zamanda öz eleştiri yapabilmek de daha kolay ilerlemeyi sağlayacaktır. Toplantı öncesinde ilk yapmanız gereken toplantının amacını belirlemektir.

Toplantıdaki asıl hedef kitlenizi seçip doğru kişilere yer vermelisiniz. Toplantı anında ise doğru uygulama ve tartışma yolu le iletişim sağlama önemlidir. Aksi takdirde klasik yönetici tavırları güdüldüğünde toplantı üyelerini fikrine kapalı bir ortam gerçekleştirilir.

Genellikle çoğu çalışan toplantıların sıkıcı geçtiğini ve pek işe yaramadığını düşünür. Fakat bu düşünce aslında tam aksini ispatlamalıdır. Uygun toplantı zamanı bulmak çalışanların fikirleri aracılığı ile de ilerlemelidir.

Çünkü plan yapmak ve bu planı toplantı yolu ile çalışanlara aktarmak işin verimliliği için belki de en önemli ve kritik aşamadır. Her şeyden önce toplantı da herkes söz sahibi olmalı ve sorunlar ele alınarak çözüme doğru gidecek bir yol çizilmelidir.

Bu sebeple aslında toplantılar çalışma hayatının mihenk taşıdır ve vazgeçilmezdir. Peki ya toplantılar nasıl daha verimli bir hale getirilebilir? İşte merak ettiğiniz soruya cevap vereceğimiz sıralama

1- Ele Alınacak Ana Konulara Karar Verin!

Uygun toplantı zamanı bulmak birçok yönetici veya koordinatör için çok zor olabilir. Fakat belirli aşamaları basite indirgemeden bakıldığında aslında nasıl ilerlemesi gerektiğini süreç size anlatacaktır. Her şeyden önce toplantıda yer alacak konuların belirli olmasıdır.

Hiçbir zaman herhangi belirsiz bir konuda toplantı olmaz. Toplantının gerçekleşmesi için bir konuya ve amaca ihtiyaç duyulur. Bir toplantıda birden fazla konuya da değinilebilir fakat genellikle belirsizlik olmamalıdır. Belirlenen konu, o zamana ait bir sorun olabilir.

Şirkette veya iş yerinde yaşanan bir soruna çözüm getirmek adına toplantı düzenlenebilir. Veya yeni bir iş birliği için üyelere dağıtılacak sorumluluklar hakkında bilgilendirme ve öneri açısında toplantı yapılabilir.

Toplantının konusuna karar verirken yardım alabilirsiniz ve doğru bir konu ile amaç belirleyebilirsiniz. Bu basamak her ne kadar kolay ve gereksiz görünse de aslında en önemli temel yapılardan bir tanesidir.

2- Gerekli Katılımcıların Zamanından Önce Davet Edilmesi

Uygun toplantı zamanı bulmak için toplantı üyelerine haber vermek önemlidir. Fakat bu haberi toplantıya yarım saat veya dakikalar kala vermemek daha doğru olacaktır. Eğer toplantı katılımcılarına belirli bir süre tanınırsa toplantıya hazırlık yapabilirler.

Toplantıda her üyenin aktif olması ve katılım sağlayıp söz alması, toplantının verimini arttıracaktır. Daha başarılı bir toplantı gerçekleştirmek için katılımcılara toplantı zamanından önce haber verilmelidir.

Eğer toplantı konusu katılımcıların da katılımını isteyecek bir konuyu içeriyorsa mümkünse en azından bir gün öncesinden haber verilmelidir. Böylece her üye konuya yönelik ön araştırma yapmış olur ve belirli bir fikir ile katılım sağlar. Toplantıda da fikirler paylaşılır ve tartışma yolu ile verim yükselir.

3- Uygun Toplantı Zamanı Bulmak İçin Belgeleri Önceden Dağıtmaya Zaman Ayırın

Toplantı öncesinde konuya dair hazırlanan belgelerin bulundurulması ve toplantıya dahile dilmesi de önem taşır. Fakat bu belgeler mümkünse çoğaltılıp her üyeye dağıtılmalıdır. Böylelikle hem toplantı konusu haber edilir hem de zamanı aktarılır.

Katılımcılar ise bu belgeleri inceleyerek ön araştırmalarını gerçekleştirdiler ve toplantıya kendilerini hazırlarlar. Aksi takdirde toplantı anında dağıtılan belgeler için verilecek inceleme süresi bir külfet olacaktır.

Toplantıyı en kısa zamanda ve verimli bir şekilde ayarlamak çalışma saatleri için de mühimdir. Hazırlanan belgeler ve şirkete ait geçmiş analizler toplantı konusunun şirket geleceğine de etkisini arttırır.

4- Daha Önceden Toplantı Konusuna Çalışın

Uygun toplantı zamanı bulmak için bir diğer aşama ise çalışmaktır. Toplantıya katılacak olan çalışanlar ve yöneticiler, unvan fark etmeksizin toplantı konusuna ve hazırlanan belgelere tam teşkil çalışmalıdır. Hazırlık yapılan bir toplantıdan alınacak verim ile işlerdeki başarı oranın arttığını gözlemleyeceksinizdir.

Toplantı sayesinde amaçlanan hedefe ulaşmak çalışanların da fikrini alarak daha kolaydır. Toplantı verimini arttırmak için yalnızca bir konuşmacıya değil tüm üyelerin konuşmasına ihtiyaç duyulur. Çünkü bu bir seminer değil fikir paylaşım yeridir.

Toplantıda hazırlanan konuya yönelik bir giriş, gelişme ve sonuç kısımları yer alır. Bu kısımlar içerisinde çalışanların da söz hakkı alması ve konuya dahil olmaları gerekir. Etkili bir toplantıda fikirlerin önemi kadar somut sonuçların da önemi fazladır.

Uygun toplantı zamanı bulmak için uygun ortamı da oluşturmak gerekir. Hazırlanan geçmiş yıl analizleri, vesaik kontrolleri somut sonuçlar olarak yol gösterici pozisyon oluşturacaktır. Bu pozisyon rotasından da ilerlemek toplantı sırasında artık çok kolaydır. Toplantıya esneyen çalışanlarla değil fikirlerini özgürce ifade edebilen ve toplu bir ileri bakışlılıkla çözüm bulan çalışanlarla girilmelidir.

Bu durum ise saymış olduğumuz maddeleri dikkate aldığınızda gerçekleşecektir. Çalışanlara lider ruhlarını gösterebilecek bir alan hazırlamak ve buna izin vermek yalnızca çalışan başarı oranını değil şirket başarı oranını da arttırır ve rekabeti güçlendirir.

5- Toplantıları Netleştirerek Sonlandırın

Toplantının amacı ve konusu en başta belirlenecek demiştik. Amaca yönelik ir sonuca ulaşmak da böyle olduğunda mümkün olacaktır. Sonuca ulaşılamayan bir toplantı olamaz. Tam bir karara varılamasa bile toplantı sonunda net ifadelere yer verilmelidir.

Bir sonraki toplantıda devam edilmesi gerektiğini ve yeni hazırlıklar beklendiği söylenebilir. Veya verilen karar toplantı sonunda çalışanlar ile paylaşılmalıdır. Böylece toplantının ne kadar verimli geçtiği ve sonuca dahi ulaşılabildiği anında ve yerinde gözlemlenmiş olur.

Uygun toplantı zamanı bulmak aslında çok kolay bir iş gibi görünse de oldukça zordur. Toplantıya katılan birçok çalışanın olduğunu ve sorunların çözüme kavuşması gerektiği düşünüldüğünde aslında planlı ilerlemenin önemi görülür. Toplantı sonrasında çalışanlara verimlilik hakkında da sorular sorulabilir.

Böylece yeni fikirler ile bir sonraki toplantıya eklenecek değişiklikler de irdelenmiş olur. Böylece en başarılı ve verimli toplantıyı yapmanın şeklini de kendi iş yapınıza göre özgünleştirmiş olursunuz.

İlginizi Çekebilir: Hatırlatma Maili Nasıl Atılır?